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智能密集柜在现代企业中起着至关重要的作为，它为企业的信息管理和保存提供了便捷的途径，在信息准确性和安全性上有良好的保障。
首先，在工作节奏迅速的效率化工作当中，智能密集柜可以实现对资料的效率化管理，不再需要人工的归类或查找。只要把想要保存的文件按照种类在系统中输入，系统就会自动为其匹配所属的种类，只要按照系统指示将其保存就很可以。而在查找所需的数据时，也只需要输入文件名称等相关信息就可以检索到资料的保存位置，及时取用。其次，从人力资源的角度上说，人是具有一定流动性的，如果文件管理人员离职没有进行交接互或交接不妥，就会造成文件管理工作的瘫痪。而智能密集柜的使用就可以很好的避免这个问题，甚至在文件管理上都不需要再安排专门的人员，智能设备完全可以代替人的管理。 此外，智能密集柜还可以实现文件信息概要的功能，对于一些基本信息可以直接录入系统，在需要时查询简版信息就可以，省却了查找原件的过程，使信息查询更加方便快捷。
智能密集柜的应用可以帮助企业简化复杂的工作流程，将无限的人力成本转化为有限的设备投资，一定程度上为企业节省了投资成本。同时，企业选择智能密集柜是接受信息科技形式，实现与现代化发展同步的必然选择。
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